Privacyverklaring
1. Grondslag
De verwerking van persoonsgegevens van leden van de vereniging is toegestaan en berust op de wettelijke grondslag van ‘een gerechtvaardigd belang’ met het oog op een goede organisatie van het werkverband, het onderhouden van contact met en tussen de leden, en het uitvoeren van de verenigingsopdracht: het verrichten van verenigingsactiviteiten van en voor de leden op het vlak van kerkelijk opbouwwerk. Daarbij is het doel van de verwerking niet op een andere wijze te bereiken (subsidiariteit) en dient het geen inbreuk te maken op de belangen van een lid (proportionaliteit). Als een persoon lid is het werkverband, dan is van de betrokkene geen toestemming nodig als de persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op bovengenoemde doelen. In dit geval kan worden volstaan met het recht van betrokkene op informatie, inzage, correctie en/of afscherming van de eigen persoonsgegevens als mede het recht op bezwaar.
2. Doeleinden
De verwerking van gegevens heeft betrekking op de ‘gebruikelijke’ verenigingsactiviteiten (of andere activiteiten mits door de ledenvergadering goedgekeurd). De verwerking omvat het bijhouden van een ledenregister, het verzenden van berichten en/of bulletin aan leden en abonnees, het registreren van deelnemers aan verenigingsactiviteiten, het berekenen, vastleggen en innen van contributies en abonneegelden, andere activiteiten van intern beheer, het behandelen van (eventuele) geschillen, het doen uitoefenen van controle door de kascommissie.
3. Categorieën
Verwerking heeft bij het WKO betrekking op ‘gewone’ persoonsgegevens, zoals naam, (eventueel) titulatuur en geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer, administratie- of factuurnummer van lid (of abonnee); en eventueel enkele aanvullende gegevens, zoals datum aanvang of beëindiging lidmaatschap/abonnement, soort lidmaatschap, deelname aan activiteiten van de vereniging en eventuele bestuursfuncties. Bijzondere persoonsgegevens, bv. omtrent opleiding en beroepsfunctie, worden bij inschrijving als lid wel opgevraagd maar niet bewaard of geregistreerd.
4. Ontvangers
De persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan de leden of degenen (inclusief derden) die belast zijn met de leiding of uitvoering dan wel noodzakelijk betrokken zijn bij de onder 2 opgesomde verenigingsactiviteiten. Indien de gegevens voor andere specifieke (bv historische, statistische of wetenschappelijke) doeleinden worden verwerkt, is toestemming van de ledenvergadering vereist. In alle andere gevallen prevaleren de belangen van het lid boven het gerechtvaardigde belang van de vereniging.
5. Bewaartijd
De gegevens mogen wettelijk niet langer bewaard worden dan nodig voor het doel van de verwerking. De gegevens worden verwijderd uiterlijk 2 jaar nadat het lidmaatschap (of abonnement) is beëindigd. Langer bewaren van de gegevens is alleen toegestaan als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht of aan onderzoeksdoeleinden, zoals genoemd onder 4.
6. Toegang
Uitsluitend de leden van het verenigingsbestuur, de door het bestuur aangestelde bureaumedewerker(s) en de leden van de kascommissie hebben rechtstreeks toegang tot persoonsgegevens. In en vanuit het bestuur fungeert de bestuurssecretaris als eerste aanspreekpunt voor alle zaken betreffende bescherming persoonsgegevens van het WKO, inclusief verwerking, beveiliging en klachtenbehandeling.
7. Beveiliging
Het bestuur neemt de nodige maatregelen met betrekking tot een beveiligde digitale omgeving van met name het verenigingssecretariaat. Met het oog op de technische 2 en organisatorische bescherming van persoonsgegevens stelt het bestuur een praktische handleiding op ten dienste van de medewerkers van bureau, bulletin en website.
8. Ledenlijst
Verstrekken van een jaarlijkse ledenlijst aan alle leden en het bewaren van voorafgaande ledenlijsten in het verenigingsarchief is geoorloofd na toestemming van de ledenvergadering. De leden vergadering heeft hiervoor d.d. 4-10-2018 toestemming verleend. Publicatie van een ledenlijst in het verenigingsbulletin of op de verenigingswebsite vereist eveneens goedkeuring van de ledenvergadering maar wordt vanuit het bestuur voorlopig niet geürgeerd. Adressen- en ledenlijsten mogen niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verstrekt.
9. Verstrekken van persoonsgegevens aan (individuele) leden
Verstrekken van persoonsgegevens aan leden, individueel of in groepsverband, voor een specifiek doel in het kader van de gebruikelijke verenigingsactiviteiten (contact, studie of organisatie) geschiedt enkel in overleg met het bestuur. Daarnaast heeft elk lid recht op informatie, inzage, correctie en bezwaar betreffende de eigen persoonsgegevens, zoals vermeld onder 1.
10. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
Persoonsgegevens aan derden in het kader van de gebruikelijke verenigingsdoelen worden enkel verstrekt na voorafgaande autorisatie door het bestuur. Persoonsgegevens worden niet doorgegeven voor doeleinden van reclame of sponsoring. Het gebruik van persoonsgegevens voor een activiteit die niet (mede) door het WKO zelf wordt georganiseerd, is niet toegestaan. In geval van uitbesteding van administratie of adressering aan een (extern) bedrijf (bv. de drukker) draagt het bestuur zorg voor het afsluiten van een verwerkersovereenkomst.
Bestuur WKO 4 oktober 2018