Geloof in het kerkelijk bestuur: kleiner bestuur, met minder tijd en meer geloof delen

In de Protestantse Kerk kiezen steeds meer kerkenraden voor het spoor van ´Kerk 2025´, namelijk meer tijd te nemen voor bezinning en ontmoeting en minder vergaderen. Waarom lukt het deze kerkenraden om minder te vergaderen en binnen de beschikbare tijd toch de tijd te nemen voor bezinning en ontmoeting?

Burret Olde, verbindend specialist ‘gemeenteopbouw’ bij de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk Nederland, ontwikkelde een analyse-instrument om de meest voorkomende problemen te onderkennen en daar iets aan te doen. Hij roept kerkenraden op in beweging te komen. Het kerkelijk bestuur toevertrouwen aan een kleiner aantal ambtsdragers en het model ‘kerkenraad met werkgroepen’¹ lijken de oplossing voor die kerken, die met minder kader te maken hebben. Binnen de Protestantse Kerk wordt momenteel intensief gesproken over ‘Mozaïek van kerkplekken’ en ‘Lichter gemeente-zijn’². Ook in de andere kerkgenootschappen spelen de vragen over vergadercultuur, gebrek aan bestuurlijke efficiëntie, gebrek aan tijd voor het geloofsgesprek, leiderschap en rollen. Burret Olde bezocht veel kerkenraden en organiseerde een aantal bijeenkomsten. Op die bijeenkomsten vertelden vertegenwoordigers van kerkenraden over hun nieuwe aanpak.

Kerkelijk bestuur, leiderschap en ambt

Als we in Protestantse kring spreken over de kerkenraad moeten we eerst een definitie van ‘de kerkenraad’ geven. Bekijken we het bestuurlijk-organisatorisch, theologisch of agogisch? De kerkorde van de Protestantse Kerk geeft in ordinantie 4 aan dat de kerkenraad de zorg voor de dienst van Woord en sacramenten heeft en leiding geeft aan de opbouw van de gemeente in de wereld. De taken en werkwijze worden in de kerkorde vervolgens beschreven. Dat lijkt helder. Er bestaan echter verschillende beelden van de kerkenraad. Vorm je met elkaar enkel een bestuur? Ben je geroepen tot het ambt en voer je – persoonlijk en gezamenlijk – die roeping uit? Kies je voor dienend leiderschap? Schep je ruimte om een lerende kerkenraad te zijn? Verschillende beelden kunnen meningsverschillen opleveren, maar ook van betekenis zijn. Het is nuttig wanneer elke kerkenraad hierover in gesprek gaat en een gezamenlijk beeld en definitie van de kerkenraad vaststelt. Degenen die leiding geven aan de kerkenraad dienen bewust een stijl van leiderschap te kiezen. Er zijn immers verschillende stijlen. Meestal wordt dit niet besproken en benoemd. De keuze volgt meestal de traditie, waarin de gemeente en de kerkenraad staan. De keuze hangt ook af van persoonlijkheid en de kerkelijke ligging van de gemeente. Een goed functionerende kerkenraad voelt niet alleen dat de bestaande stijl van leiderschap juist gekozen is maar ook dat het de verantwoordelijkheid van elk kerkenraadslid is. Een voorzitter en een secretaris bijvoorbeeld kunnen pas de leiding nemen wanneer andere kerkenraadsleden hen de leiding gunnen. Kenmerkend aan dienend leiderschap zijn een luisterende houding, gelijkwaardig willen zijn, transparantie en nieuwsgierig zijn naar de inzet van anderen. Als een kerkenraad geleid wordt door dienende leiders ontstaan een gezamenlijk gevoel, gezamenlijk gekozen visie en missie en eenheid van de ambten.

Kerkenraden doen er goed aan om eens in de paar jaar het gesprek te voeren over de bedoeling van het ambt, de Bijbelse wortels van het ambt en het imago van het ambt. Het ambt wordt soms als ‘zwaar’ ervaren. Veel mensen zien vanwege het vele vergaderen, de vele taken en soms de sfeer in de kerkenraad het niet zitten om ambtsdrager te worden. Juist daarom is het nuttig om te bespreken wat het ambt van ouderling, ouderling-kerkrentmeester en diaken inhoudt en hoe men dat tegenwoordig kan invullen. Het ambt van predikant laten we hier terzijde. De taken van de genoemde ambten zijn op zich helder. Taakverdeling, delegeren van taken aan werkgroepen, onderlinge communicatie en werkwijze veelal niet. Interne organisatie, rolbepaling en rolbewaking zijn van belang. Dat is een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid, maar de voorzitter en de secretaris moeten dit extra in het oog houden. Met de juiste stijl van leiderschap. Wanneer ambtsdragers door middel van onderlinge ontmoetingen en geloofsgesprekken vreugde in het kerkenwerk en voeding in het geloof van God vinden, neemt niet alleen de motivatie van de ambtsdragers toe, maar ook de uitstraling naar de gemeente. Kortom: het imago van het ambt verandert. Hopelijk vindt men dan makkelijker nieuwe ambtsdragers. Wanneer de kerkenraad haar eigen functioneren en het samenspel met de gemeente onder de loep neemt en daarin stappen durf te zetten, verbeteren de kwaliteit van bestuur en de geloofwaardigheid.

Onderling geloofsgesprek

Veel kerkenraadsleden missen tijdens het bestuurlijke werk de inhoud van het kerk-zijn: het delen van het geloof in God. Vergaderingen lijken bedoeld om te besturen en besluiten te nemen. Veel kerkenraadsleden voelen wel aan dat zij meer tijd willen besteden aan het geloofsgesprek en de onderlinge ontmoeting, maar het komt er vaak niet van. Een opening met het lezen van een Bijbelgedeelte is toch voldoende? De voorzitter en secretaris voelen zich vaak gedwongen om (te) veel onderwerpen op de agenda te zetten. Meerdere kerkenraden hebben de bakens verzet: in plaats van 10x per jaar met een relatief grote kerkenraad (15 à 20 personen) te vergaderen, doet men dit nu 4 à 5x per jaar. Daarnaast fungeert een zogenaamde kleine kerkenraad (8 personen), die als een dagelijks bestuur optreedt. De pastorale zorg is in handen van de ouderlingen, die in een pastorale raad 4x per jaar bijeenkomen om de zakelijke en geestelijke zaken uit de gemeente doornemen. Gemiddeld spreekt men regelmatig over ‘hoe bid je in het pastoraat, hoe lees je in de Bijbel, hoe kom je tot een pastoraal gesprek?’ Dat bevalt beter. Ook heeft men de tijd gevonden om het geloofsgesprek met elkaar te voeren en trainingen te volgen (zie kadertje) te vinden. Zo kan mijns inziens elke kerkenraad meer tijd nemen voor bezinning en ontmoeting en toekomen aan het geloofsgesprek. Het verhoogt bovendien de al genoemde motivatie, voldoening en vreugde van de ambtsdragers. Geloof in de kerkenraad!

Delegeren

Veel kerkenraden zuchten elk jaar bij de vraag hoe de vacatures weer ingevuld moeten worden. Gemeenteleden vinden om uiteenlopende redenen het ambt niet aantrekkelijk. Het model ´kerkenraad met werkgroepen´, zoals verwoord in ordinantie 4, artikel 9 van de Kerkorde van de Protestantse kerk biedt een oplossing. Het gaat om verantwoordelijkheid delegeren. Dat wil zeggen: sommige taken overlaten aan gemeenteleden in werkgroepen. Gemeenteleden zijn vaak wel bereid een tijdelijke taak op zich nemen. Veel kerkenraden hebben al ontdekt dat de formule van tijdelijke werkgroepen goed werkt. Tot 2017 had de Protestantse Gemeente Enschede vijf wijkkerkenraden en één algemene kerkenraad. Nu is er nog één kerkenraad met twee colleges en drie commissies en ´daaronder´ veel werkgroepen. De kerkenraad vergadert maximaal 10x per jaar, net als het moderamen (dagelijks bestuur). Van die 10x vergadert de kerkenraad 3x per jaar met de commissies samen, inclusief een viering. De kerkenraad volgt belangstellend het werk in de werkgroepen.

Moderamen en kerkenraad

Het samenspel tussen het dagelijks bestuur (moderamen) en de kerkenraad is soms een spannende verhouding en kan dus verbeterd worden. Ten eerste door een goede voorbereiding van de vergaderingen, transparantie en vertrouwen. Het moderamen van de Protestantse Gemeente Den Bosch pakt dit onder andere goed aan door de concept-agenda al twee weken voor de kerkenraadsvergadering op te sturen. Kerkenraadsleden kunnen daar inhoudelijk op reageren. Daar vindt al meningsvorming plaats. Op grond van de reacties doet het moderamen voorstellen tot besluitvorming en stuurt de definitieve agenda naar de kerkenraadsleden. Op de kerkenraad blijken de voorstellen veelal hamerstukken. Daardoor is er meer tijd voor bezinning en ontmoeting. De kerkenraad begint de vergadering in de kerkzaal bij de Paaskaars en bespreekt een (persoonlijk) thema. Daarna gaat men vergaderen. Deze kerkenraad heeft overigens bewust een bepaald type voorzitter gezocht: iemand met een luisterend oor en dienend leiderschap.

Generatieverschil en flexibiliteit

Jongere mensen hebben gemiddeld een andere vergader-stijl dan oudere mensen. Hun vergaderstijl uit zich in snel communiceren en mobiel bereikbaar zijn. Een klassiek opererende kerkenraad, met notulen die twee of drie weken later per mail verstuurd worden, is niet aantrekkelijk voor jonge gemeenteleden. Regelmatig zie je jonge mensen tijdens vergaderingen op hun mobiel bezig. Ze regelen via Whatsapp ter plekke dat een actiepunt wordt uitgevoerd. Snel communiceren heeft voordelen. Uiteraard moet het zorgvuldig gebeuren. Met elkaar kun je afspraken maken over vergadergedrag en effectiviteit. De kerkenraad van de Protestantse gemeente Duiven koos voor een efficiënt alternatief voor notuleren. De voorzitter schrijft tijdens het bespreken van een agendapunt notities op een flap, omcirkelt een aantal woorden, voegt er soms beschreven memoblaadjes aan toe en maakt een foto van de flap, die hij na afloop direct met de andere kerkenraadsleden deelt. Iedereen heeft op deze manier het verslag van dat agendapunt. Zo kan het ook. Uiteraard legt men de besluiten van de kerkenraad ook zorgvuldig vast.

In Koog-Zaandijk besloot de kerkenraad op verzoek van een aantal kerkenraadsleden om niet meer op één vaste avond te vergaderen maar op verschillende avonden. Wel met de onderlinge afspraak dat iedere ambtsdrager dan op alle avonden aanwezig is. Eén of twee keer per jaar thuis iets regelen of de kooravond missen vonden de ambtsdragers te doen. Om maximale participatie te hebben is men flexibel.

Analyse-instrument

Het analyse-instrument geeft een beeld van het kerkenraadswerk. De radertjes zijn allerlei ongelijksoortige elementen. Drie radertjes geven vaak voorkomende problemen weer:

1. gebrek aan ambtsdragers en bestuurskwaliteit;
2. gebrek aan vertrouwen;
3. generatieverschil in vergaderstijl en stijl van leidinggeven.

Andere radertjes zijn de tijd nemen voor het Woord van God en elkaar en bijvoorbeeld ook een heldere identiteit. Basisradertjes zijn het geloofsgesprek en de Bijbel, een goed verhaal. Wanneer de kerkenraad een van de radertjes doordenkt en ten goede gebruikt komt het hele kerkenraadswerk in beweging!

¹ Model kerkenraad met werkgroepen: de kerkenraad kan, onder behoud van zijn uiteindelijke verantwoordelijkheid, de zorg voor de opbouw van de gemeente delen met door hem in te stellen werkgroepen.
² Met ‘Mozaïek van kerkplekken’ bedoelt de Protestantse Kerk dat er meerdere vormen van kerkzijn bestaan: bestaande kerken naast nieuwe vormen, die beide vitaal kunnen zijn.
‘Lichter gemeente-zijn’: in 2019 besprak de synode van de Protestantse Kerk het rapport ‘Lichter verkend’ en stelde een werkgroep in. In april 2020 of later bespreekt de synode de bestaande mogelijkheden om lichter gemeente te zijn en de aanvullende voorstellen van de werkgroep. Aanpassingen in de structuur dienen vergezeld te gaan van een breed bezinningsproces op de kern van gemeente-zijn. Want een gemeente herken je niet aan de structuur van kerkenraad, maar aan hoe ze ‘de eredienst, diaconale, pastorale en missionaire inzet en geestelijke vorming gaande houdt’ (art. IV van de kerkorde). Door de zorgen beseft de werkgroep dat het niet gaat om eenvoudiger structuur en bemensing ‘om het nog een poosje uit te zingen’. Het gaat om het belang dat gemeente-zijn is gediend met nieuwe vormen van vitale en duurzame geloofsgemeenschap.